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檔案管理系統(tǒng)兼顧金融企業(yè)各機構、各條線、各類別檔案在檔案立卷、檔案移交、檔案入庫、實物和電子檔案借閱、檔案盤點、檔案影像化、檔案查詢、報表等要求，且同時滿足集中整理歸檔、分散整理歸檔，集中掃描、分散掃描的需求，采用統(tǒng)一的規(guī)則，對全行各類別檔案進行全流程的管理。滿足未來各業(yè)務部門發(fā)展帶來的新的檔案種類和管理流程的變化，滿足業(yè)務不斷發(fā)展對檔案管理的要求。同時滿足靈活應對未來機構合并擴充對檔案管理的能力；靈活應對管理部門、監(jiān)管部門和外部監(jiān)管機構對各類檔案報表要求。
檔案管理系統(tǒng)可實現不同歸口管理部門對檔案的分級管理、授權調閱，保障檔案保管和檔案使用的隔離；同時利用影像管理功能，對重要檔案進行影像備份，防范極端情況下的實物檔案遺失風險。且通過查詢電子檔案，大大減少實物檔案查詢時帶來的時間、地域上的限制。同時減少實物檔案頻繁使用帶來的磨損、遺失等風險。
系統(tǒng)借助二維碼、無線射頻識別（RFID）等先進技術，對實物檔案進行無序存放、有序管理，實時執(zhí)行檔案出庫、入庫、查找和高效盤庫。通過采用先進的RFID自動識別技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋和檔案盒上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息，利用RFID讀寫器，與檔案管理系統(tǒng)相配合，可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點、領用歸還等過程的信息化管理。
檔案系統(tǒng)結合各個部門對檔案的特點和管理的要求不同，可靈活進行配置，同時檔案管理系統(tǒng)可靈活配置各業(yè)務在檔案管理的流程和特點。全面滿足各部門對檔案管理的要求。
通過與外圍應用系統(tǒng)的銜接，結束人工整理檔案卷宗信息，重復性勞動自動化，減少用戶時間和錯誤。
結束人工盤點耗時耗力。借助條碼槍、無線射頻設備實現自動盤點。
適用于不同分支機構、不同規(guī)模、不同功能檔案庫房管理。
依賴于系統(tǒng)的自動化流程，可以抑制在檔案移交、檔案借閱時的操作風險和道德風險。
支持各種傳統(tǒng)的文書、業(yè)務、科技、會計、人事等紙質檔案，且支持微縮檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體的檔案管理?？砂葱枰略鰴n案門類。
檔案進行數字化處理。除必要的監(jiān)管部門需要查詢實物檔案外，其余查詢通過系統(tǒng)查詢電子檔案。
包括條目錄入、檔案整理、檔案掃描、檔案糾錯、檔案掛接等多個環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據實際加工業(yè)務情況進行流程和多工位的調配，達到檔案數字化加工結構化、流程化，形成檔案數字化加工流水線。
按機構、檔案門類、不同載體、日期、等多方面統(tǒng)計檔案的庫存情況。按借閱的不同方式統(tǒng)計檔案的利用情況。
綜合檔案系統(tǒng)對柜面業(yè)務、信貸業(yè)務、辦公文書等各業(yè)務條線的各門類檔案進行管理，規(guī)范檔案立卷，經中心庫房人員接收檔案卷、打包、封箱、入庫后，提供檔案實物借閱、電子調閱等服務。
綜合檔案系統(tǒng)提供了對庫房物理區(qū)域的管理，提供了庫房樓棟、樓層、庫區(qū)、庫組、庫格等信息的管理；檔案管理方面，提供了檔案盤點、遷移、銷毀、影像化、巡庫等功能。對于未達到中心庫房標準的臨時庫房，為便于這部分網點管理檔案，提供了檔案臺賬記錄功能。
參數配置方面，系統(tǒng)提供了機構、角色、權限的管理配置，為適應業(yè)務流程變化，提供了對流程的在線定制，實現無需更新代碼即可適應新流程。
為了達成智能化庫房的目標，系統(tǒng)通過集成RFID標簽、條形碼/二維碼等先進技術，提供了移動端的檔案裝箱檢查、入庫、出庫、盤點等功能，使得庫房人員工作效率大大提高。通過調用庫房監(jiān)控系統(tǒng)相關接口，實現系統(tǒng)發(fā)現檔案箱非法出入庫后自動報警及視頻抓拍，提高了庫房檔案的安全性。
為滿足需要，提供了豐富的報表。
