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檔案管理系統(tǒng)兼顧金融企業(yè)各機(jī)構(gòu)、各條線、各類別檔案在檔案立卷、檔案移交、檔案入庫、實(shí)物和電子檔案借閱、檔案盤點(diǎn)、檔案影像化、檔案查詢、報(bào)表等要求，且同時(shí)滿足集中整理歸檔、分散整理歸檔，集中掃描、分散掃描的需求，采用統(tǒng)一的規(guī)則，對(duì)全行各類別檔案進(jìn)行全流程的管理。滿足未來各業(yè)務(wù)部門發(fā)展帶來的新的檔案種類和管理流程的變化，滿足業(yè)務(wù)不斷發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。同時(shí)滿足靈活應(yīng)對(duì)未來機(jī)構(gòu)合并擴(kuò)充對(duì)檔案管理的能力；靈活應(yīng)對(duì)管理部門、監(jiān)管部門和外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)各類檔案報(bào)表要求。
檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)不同歸口管理部門對(duì)檔案的分級(jí)管理、授權(quán)調(diào)閱，保障檔案保管和檔案使用的隔離；同時(shí)利用影像管理功能，對(duì)重要檔案進(jìn)行影像備份，防范極端情況下的實(shí)物檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。且通過查詢電子檔案，大大減少實(shí)物檔案查詢時(shí)帶來的時(shí)間、地域上的限制。同時(shí)減少實(shí)物檔案頻繁使用帶來的磨損、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。
系統(tǒng)借助二維碼、無線射頻識(shí)別（RFID）等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行無序存放、有序管理，實(shí)時(shí)執(zhí)行檔案出庫、入庫、查找和高效盤庫。通過采用先進(jìn)的RFID自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，以RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)媒介并粘貼在檔案袋和檔案盒上，在RFID芯片中存儲(chǔ)該檔案的基本信息，利用RFID讀寫器，與檔案管理系統(tǒng)相配合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)、領(lǐng)用歸還等過程的信息化管理。
檔案系統(tǒng)結(jié)合各個(gè)部門對(duì)檔案的特點(diǎn)和管理的要求不同，可靈活進(jìn)行配置，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)可靈活配置各業(yè)務(wù)在檔案管理的流程和特點(diǎn)。全面滿足各部門對(duì)檔案管理的要求。
通過與外圍應(yīng)用系統(tǒng)的銜接，結(jié)束人工整理檔案卷宗信息，重復(fù)性勞動(dòng)自動(dòng)化，減少用戶時(shí)間和錯(cuò)誤。
結(jié)束人工盤點(diǎn)耗時(shí)耗力。借助條碼槍、無線射頻設(shè)備實(shí)現(xiàn)自動(dòng)盤點(diǎn)。
適用于不同分支機(jī)構(gòu)、不同規(guī)模、不同功能檔案庫房管理。
依賴于系統(tǒng)的自動(dòng)化流程，可以抑制在檔案移交、檔案借閱時(shí)的操作風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)。
支持各種傳統(tǒng)的文書、業(yè)務(wù)、科技、會(huì)計(jì)、人事等紙質(zhì)檔案，且支持微縮檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體的檔案管理?？砂葱枰略鰴n案門類。
檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。除必要的監(jiān)管部門需要查詢實(shí)物檔案外，其余查詢通過系統(tǒng)查詢電子檔案。
包括條目錄入、檔案整理、檔案掃描、檔案糾錯(cuò)、檔案掛接等多個(gè)環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際加工業(yè)務(wù)情況進(jìn)行流程和多工位的調(diào)配，達(dá)到檔案數(shù)字化加工結(jié)構(gòu)化、流程化，形成檔案數(shù)字化加工流水線。
按機(jī)構(gòu)、檔案門類、不同載體、日期、等多方面統(tǒng)計(jì)檔案的庫存情況。按借閱的不同方式統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況。
綜合檔案系統(tǒng)對(duì)柜面業(yè)務(wù)、信貸業(yè)務(wù)、辦公文書等各業(yè)務(wù)條線的各門類檔案進(jìn)行管理，規(guī)范檔案立卷，經(jīng)中心庫房人員接收檔案卷、打包、封箱、入庫后，提供檔案實(shí)物借閱、電子調(diào)閱等服務(wù)。
綜合檔案系統(tǒng)提供了對(duì)庫房物理區(qū)域的管理，提供了庫房樓棟、樓層、庫區(qū)、庫組、庫格等信息的管理；檔案管理方面，提供了檔案盤點(diǎn)、遷移、銷毀、影像化、巡庫等功能。對(duì)于未達(dá)到中心庫房標(biāo)準(zhǔn)的臨時(shí)庫房，為便于這部分網(wǎng)點(diǎn)管理檔案，提供了檔案臺(tái)賬記錄功能。
參數(shù)配置方面，系統(tǒng)提供了機(jī)構(gòu)、角色、權(quán)限的管理配置，為適應(yīng)業(yè)務(wù)流程變化，提供了對(duì)流程的在線定制，實(shí)現(xiàn)無需更新代碼即可適應(yīng)新流程。
為了達(dá)成智能化庫房的目標(biāo)，系統(tǒng)通過集成RFID標(biāo)簽、條形碼/二維碼等先進(jìn)技術(shù)，提供了移動(dòng)端的檔案裝箱檢查、入庫、出庫、盤點(diǎn)等功能，使得庫房人員工作效率大大提高。通過調(diào)用庫房監(jiān)控系統(tǒng)相關(guān)接口，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)檔案箱非法出入庫后自動(dòng)報(bào)警及視頻抓拍，提高了庫房檔案的安全性。
為滿足需要，提供了豐富的報(bào)表。
